Excel war gestern. Schneller und zuverlässiger ist die Abrechnung über moderne digitale Lösungen. Dies gilt umso mehr, da die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Hausverwaltung stetig steigen. Neue Vorgaben des Gesetzgebers, EU-Richtlinien, Klimaschutzziele und Energiepolitik stellen Vermieter, die ihre Immobilie selbst verwalten, regelmäßig vor neue Herausforderungen. Um diesen mit einer zeitgemäßen Immobilienverwaltung begegnen zu können, braucht es Digitalisierung.

Softwarelösungen helfen, den Überblick zu behalten. Sie ermöglichen die effiziente und rechtssichere Verwaltung von Gebäuden. Dabei sind die meisten Hausverwaltungsprogramme in der Lage, alle erforderlichen Aufgabenbereiche zu übernehmen. Ob es sich dabei um Gewerbeeinheiten, Ferienhäuser, Eigentums- oder Mietwohnungen handelt, ist selten relevant. Von der Buchhaltung inklusive Mahnwesen bis hin zum Management der Zählerstände können solche Programme die Arbeit von privaten Vermietern erleichtern – sofern Funktionsumfang und Anforderung korrespondieren.

Anzahl der Einheiten

Der jeweilige Funktionsumfang unterscheidet sich von Programm zu Programm, da die Software-Anbieter verschiedene Zielgruppen adressieren. Der größte Unterschied liegt in der Zahl der Verwaltungseinheiten, die mit der jeweiligen Lösung bearbeitet werden kann. Programme, die wenige Einheiten verwalten können, richten sich auch im Funktionsumfang und in der Handhabung stärker an die Bedürfnisse kleiner Vermieter.

Komplexere Programme, die auch von Hausverwaltungen genutzt werden, bieten sich bei der Verwaltung von großen Wohn- oder Gewerbeeinheiten an. Bei diesen Programmen wären Kleinvermieter von den umfangreichen Nutzungsmöglichkeiten schnell überfordert. Auch preislich übersteigen diese Lösungen schnell den finanziellen Rahmen dieser Vermieter.

Desktop versus Cloud

Noch werden einige Programme als Desktop-Version angeboten, die fest auf dem Rechner oder Server des Kunden installiert sind. Doch immer mehr Softwarelösungen arbeiten inzwischen webbasiert. Dies hat den Vorteil, dass die Verwaltung der Immobilie nicht mehr ortsgebunden ist, sondern flexibel von jedem Ort mit Internetzugang durchgeführt werden kann. Auch für Aktualisierungen der Programme ist das praktisch. Kommt es beispielsweise zu einer Änderung im Mietrecht, lässt sich das Programm automatisch anpassen. Für Desktop-Programme müssen die Anbieter dagegen Updates bereitstellen, die nicht immer kostenfrei sind.

Programminhalte

Alle Programme sind in der Lage, die Grundlagen einer Hausverwaltung zu erfüllen: Daten der Mieter können erfasst, Mietabrechnungen inklusive Nebenkosten sowie Jahresabrechnungen erstellt werden. Speziellere Anforderungen sind nicht immer inklusive; sie müssen bei Bedarf eventuell kostenpflichtig hinzugebucht werden.

Vor der Wahl der Software sollten Interessenten daher einen Blick in den Funktionsumfang der jeweiligen Lösung werfen. Auch ein Test verschiedener Programme ist sehr zu empfehlen. Die meisten Verwaltungsprogramme lassen sich kostenlos testen oder in Demo-Versionen ausprobieren. Dabei kann man nicht nur den Funktionsumfang, sondern – was auch sehr wichtig ist – die Nutzerfreundlichkeit der Software überprüfen.

Kosten

So unterschiedlich wie der Funktionsumfang der Softwarepakete sind auch die Preise und Abrechnungsmodelle. Webbasierte Programme erheben eine monatliche Gebühr für die Nutzung, die sich häufig nach der Anzahl der Verwaltungseinheiten richtet. Für Desktop-Programme wird meist ein einmaliger Preis berechnet. Die Preisspanne, beginnend bei circa 50 Euro, ist hier enorm. Je mehr Wohn- oder Gewerbeeinheiten verwaltet werden sollen, desto höher liegt in der Regel auch der Preis.