Vertragliche Vereinbarungen der Mietvertragsparteien können nur dann geändert werden, wenn alle am Mietvertrag beteiligten Personen an der Änderung mitwirken. Das setzt jedoch zunächst voraus, dass mit der Änderung auch allseits Einverständnis besteht.

Die Mietstruktur ist eine solche Vereinbarung. Die Mietstruktur, bei der die Mietvertragsparteien eine Bruttomiete oder eine Netto(kalt)miete vereinbaren können, entscheidet über die Frage, ob die Betriebskosten des Mietobjekts gesondert behandelt werden können und müssen, oder ob die vom Mieter zu entrichtende Mietzahlung sich als ein Ganzes darstellt.

Welche Mietstruktur die beste ist, ist abhängig von Umständen des Einzelfalles im jeweiligen Mietvertragsverhältnis. Der entscheidende Unterschied zwischen der Bruttomiete und der Nettomiete ist die Möglichkeit des Vermieters, bei einer vereinbarten Nettomiete die Entwicklung der Betriebskosten gesondert an den Mieter weitergeben zu können. Bei einer Bruttomiete bietet das Gesetz keine Möglichkeit, Veränderungen der Betriebskosten getrennt an den Mieter weiterzugeben. Das kann sich bei einer erheblichen oder sogar drastischen Entwicklung der Betriebskosten, die grundsätzlich nicht auszuschließen ist, als wirtschaftlich sehr nachteilig und unter Umständen sogar als ruinös erweisen. Insbesondere bei verbrauchsabhängigen Kosten sollte daher genau geprüft werden, ob eine Abrechnung der Kosten gegenüber dem Mieter erfolgen sollte. Versorgt der Vermieter die Mieter seines Objekts zentral mit Wärme oder mit Wärme und Warmwasser, ist er nach den Vorschriften der Heizkostenverordnung ohnehin verpflichtet, die auf die sogenannten warmen Betriebskosten geleisteten Zahlungen als Vorauszahlungen zu behandeln und diese einmal jährlich dem Mieter gegenüber abzurechnen.

Zwar bleiben bei einer Mieterhöhung der Bruttomiete, die in ihr enthaltenen Betriebskosten nicht unberücksichtigt, da diese zur Ermittlung der Einhaltung der ortsüblichen Vergleichsmiete bei einem Mietspiegel ermittelt und abgezogen werden, jedoch kann ein schnellerer Anstieg der Betriebskostenlast als die vom Gesetz vorgegebene Kappungsgrenze von 20 Prozent Mieterhöhung innerhalb von drei Jahren unter Berücksichtigung der ortsüblichen Vergleichsmiete dazu führen, dass die steigenden Betriebskosten den Nettokaltmietanteil immer weiter auffressen.

Bei einer Entscheidung über die zutreffende Mietstruktur im Mietverhältnis kann aber auch maßgebend die Bereitschaft zur regelmäßigen Abrechnung der Betriebskosten gegenüber dem Mieter sein. Werden bei einer Nettomiete zuzüglich Betriebskosten für Letztere monatliche Vorauszahlungen vereinbart, ist der Vermieter verpflichtet, über die Vorauszahlungen jährlich eine Abrechnung vorzunehmen. Dabei kann der Vermieter Kosten vom Mieter nachfordern, wenn sich herausstellt, dass die Vorauszahlungen nicht ausgereicht haben, um das Abrechnungsergebnis zu decken.

Bei der Vereinbarung einer Pauschale für die Betriebskosten dürfte der Verwaltungsaufwand sogar noch größer sein, da das Gesetz den Vermieter dazu verpflichtet, eine Reduzierung der Betriebskosten unverzüglich an den Mieter durch Absenkung der Betriebskostenpauschale weiterzugeben. Dabei bedarf es somit nicht nur einer einmaligen jährlichen Beschäftigung mit den Betriebskosten der Mietsache, sondern einer dauernden – mit jedem Erhalt einer Rechnung betreffend die Betriebskosten erneuten – Berücksichtigung der Kostenbelastung.

Ist der Vermieter nicht bereit, den sich aus der gesonderten Berücksichtigung der Betriebskosten zu leistenden Verwaltungsaufwand zu erbringen, und sieht er die Entwicklung der Betriebskosten als (insbesondere wirtschaftlich) nicht problematisch an, spricht alles für die Vereinbarung einer Bruttomiete.

Haus & Grund Berlin-Neukölln empfiehlt die Vereinbarung einer Nettokaltmiete und die gesonderte Tragung der Betriebskosten durch den Mieter. Auf diese Betriebskosten sollte der Mieter eine monatliche Vorauszahlung leisten. Die Höhe der monatlichen Vorauszahlung darf nur in angemessener Höhe vereinbart und muss im Mietvertrag mit einem Betrag ausgewiesen sein.

Durch die Vereinbarung einer Nettomiete mit Vorauszahlungen auf die Betriebskosten verschafft sich der Vermieter feste und klar voneinander abgegrenzte Kalkulationsgrundlagen für die Ausgabenbereiche der Immobilie.

Der einmal jährlich entstehende Verwaltungsaufwand für die Betriebskostenabrechnung sollte der Vermieter nicht scheuen, sondern kann diesen durch eine strategisch gute Vorbereitung erheblich erleichtern.

Entscheidungskriterien für die Auswahl der zu vereinbarenden Mietstruktur können sein die Größe des Objekts, die Anzahl der Nutzer, die Kenntnis über das Verbrauchsverhalten der Nutzer, die Bereitschaft zur regelmäßigen Abrechnung der Betriebskosten, die Höhe der Betriebskosten sowie die (zu erwartende) Entwicklung der Betriebskosten.