Betriebskosten spielen in den aktuellen bewegten Zeiten eine besondere Rolle. Diese gelten bereits seit langem als „zweite Miete“ und sind bei vielen Positionen abhängig vom Verbrauchs- und Nutzungsverhalten des Mieters. Da der Vermieter vom Gesetzgeber zur Wirtschaftlichkeit verpflichtet ist 1, muss er die Betriebskosten stets im Blick behalten. Um selbst keine Nachteile zu erleiden, müssen die Betriebskosten rechtzeitig gegenüber dem Mieter abgerechnet werden.

Das gesetzliche Leitbild ist die Bruttomiete. 2 Im Mietvertrag kann vereinbart werden, dass der Mieter die auf die Mietsache entfallenden Betriebskosten zusätzlich zur Nettokaltmiete zu tragen hat 3 und Pauschalen oder Vorauszahlungen leistet 4. Der Vermieter ist verpflichtet, über die von Mieter geleisteten Vorauszahlungen und die vereinbarten Betriebskosten eine Abrechnung zu erstellen 5.

Der Vermieter hat die Möglichkeit, die Betriebskostenabrechnung (BKA) durch eine von ihm beauftragte Person erstellen zu lassen. In diesem Fall muss er der Person die benötigten Unterlagen zur Verfügung stellen. Es kann jedoch auch sein, dass der Vermieter nicht über diese Unterlagen verfügt, sondern diese sich systembedingt im Besitz einer anderen Person befinden. So ist es im Fall einer vermieteten Eigentumswohnung, bei der sich die für die Betriebskosten relevanten Unterlagen überwiegend beim Wohnungseigentumsverwalter befinden. Da dieser über die von den Eigentümern geleisteten Wohngelder eine jährliche Abrechnung erstellt, benötigt er alle hierfür erforderlichen Informationen. Die Abrechnung über das Wohngeld unterscheidet zwischen umlagefähigen und nichtumlagefähigen Betriebskosten. Der vermietende Wohnungseigentümer benötigt daher zur Erstellung seiner BKA für den Mieter nicht die Unterlagen im Einzelnen, sondern kann sich auf die Angaben in der Jahresabrechnung verlassen und diese verwenden. Welche Kosten im Mietverhältnis auf den Mieter umgelegt werden können, richtet sich nach den mietvertraglichen Vereinbarungen.

Kommt der vermietende Wohnungseigentümer in Schwierigkeiten, wenn der Verwalter die Abrechnung über die Wohngelder und damit die Grundlage für die BKA des Vermieters nicht rechtzeitig erstellen kann, weil die Verwaltung des Wohnungseigentums aus Krankheitsgründen oder wegen fehlendem Fachpersonal nicht (rechtzeitig) erstellen kann, oder kann sich der Vermieter dem Mieter gegenüber darauf berufen, dass ihm die Informationen für die BKA nicht zur Verfügung stehen und er die Verzögerung nicht zu vertreten hat?

Der Vermieter ist verpflichtet, die Abrechnung über die Vorauszahlungen des Mieters auf die Betriebskosten innerhalb einer Frist von zwölf Monaten gerechnet ab Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen und dem Mieter mitzuteilen 6.

Mit Ablauf dieser Abrechnungsfrist wird der Anspruch des Mieters auf Erstellung der BKA fällig – sofern die Mietvertragsparteien nicht eine kürzere Frist vereinbart haben. Der Mieter kann dann die Erstellung der fälligen Abrechnung gerichtlich geltend machen oder im bestehenden Mietverhältnis an den laufenden Vorauszahlungen auf die Betriebskosten ein Zurückbehaltungsrecht 7 ausüben, um den Vermieter zur Erstellung anzuhalten 8. Ist das Mietverhältnis beendet und hatte der Mieter zu keinem Zeitpunkt die Möglichkeit, ein Zurückbehaltungsrecht auszuüben, steht dem Mieter sogar ein Rückforderungsanspruch auf die geleisteten aber nicht abgerechneten Vorauszahlungen zu 9. Der Vermieter kann die für den Abrechnungszeitraum vom Mieter nicht geleisteten Vorauszahlungen nicht mehr einfordern 10, sondern ist auf die Erstellung der BKA und das sich daraus ergebende Abrechnungsergebnis verwiesen.

Wird dem Mieter die BKA nicht rechtzeitig, mithin vor Ablauf der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist mitgeteilt, ist der Vermieter mit Nachforderungen aus der BKA ausgeschlossen 11. Dieser Ausschluss gilt jedoch nur für Nachforderungsbeträge, die über die Summe der vereinbarten Vorauszahlungen hinausgehen 12. Dem Vermieter drohen daher erhebliche wirtschaftliche Nachteile im Falle einer verspäteten Abrechnung. Der Forderungsausschluss kommt nicht zur Anwendung, wenn der Vermieter die Verspätung der Erstellung der BKA nicht zu vertreten hat 13. Der Vermieter kann sich jedoch nicht auf Versäumnisse von Personen oder Institutionen berufen, wenn diese seinem Einfluss- bzw. Verantwortungsbereich zuzurechnen sind. Hierzu gehören insbesondere Vorkommnisse bei den von ihm für die Erstellung oder Zustellung der BKA beauftragten Personen.

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden, dass das Ausbleiben oder die Verzögerung bei der Erstellung der Jahresabrechnung durch den Wohnungseigentumsverwalter nur dann als Entlastungsgrund gegenüber dem Mieter vorgebracht werden kann, wenn der Vermieter konkret angibt, inwiefern er die eingetretene Verspätung nicht zu vertreten hatte. Hierzu gehört insbesondere die Darlegung der Bemühungen, die er unternommen hat, um eine rechtzeitige Abrechnung sicherzustellen 14. Der Vermieter braucht sich somit das Verschulden des Wohnungseigentumsverwalters nicht zurechnen zu lassen, muss sich jedoch hinsichtlich eines eigenen – durch die gesetzliche Regelung vermuteten – Verschuldens ausreichend entlasten und so darlegen und beweisen, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Andernfalls hat der Vermieter Verzögerungen gegenüber seinem Mieter zu vertreten und die sich daraus ergebenden negativen Folgen zu tragen.

Fälle, in denen eine Entlastung des Vermieters angenommen wurde, waren in denen der Vermieter schwer erkrankt war, eine viel spätere Nachforderungen durch das Finanzamt oder Dienstleister erfolgte, die Abrechnungsunterlagen beim Vermieter ohne sein Verschulden verlustig gegangen sind, der Mieter es unterlassen hat, dem Vermieter seine Verzugsanschrift anzugeben. Fälle, in denen keine Entlastung des Vermieters angenommen wurde, waren eine verspätete Zustellung durch die vom Vermieter gewählte Beförderungsart (Post oder anderer Zustelldienst) 15.

Hat der Vermieter den Grund für die Hinderung an einer rechtzeitigen Erstellung der BKA nicht zu vertreten, hat er die verspätete Abrechnung spätestens drei Monate nach Wegfall des Hinderungsgrundes nachzuholen, um der Wirkung der Ausschlussfrist zu entgehen 16.

Obwohl das Betriebskostenrecht grundsätzlich der Vertragsfreiheit unterliegt, erfährt der Wohnraummieter einen besonderen Schutz dadurch, dass der Gesetzgeber bestimmte Vereinbarungen, die sich nachteilig für den Mieter auswirken, für unwirksam erklärt 17. Der Vermieter kann somit mit dem Mieter nicht vereinbaren, dass sich die zwölfmonatige Abrechnungsfrist verlängert. Je später die BKA für den Mieter erstellt wird, desto schwieriger fallen ihm die Prüfung und Nachvollziehbarkeit und umso länger ist er im Ungewissen darüber, ob er ein Guthaben aus der Abrechnung verlangen kann, sodass eine Abweichung von der gesetzlichen Frist nur im Einzelfall bei Vorliegen sachlicher Gründe für zulässig angesehen wird 18.

Die von der Verzögerung der Erstellung der BKA bedingten wirtschaftlichen Nachteile des Vermieters stellen einen Schaden dar. Liegt der Grund der Verzögerung und damit des Schadens nicht beim Vermieter, sondern bei der vom Vermieter betrauten Person, hat er zu prüfen, ob er die andere Person für den eingetretenen Schaden haftbar machen kann.

Eine Schadensersatzpflicht der vom Vermieter beauftragten Person ist gegeben, wenn diese schuldhaft gegen vertragliche Pflichten verstoßen hat und dies ursächlich für den Schadenseintritt beim Vermieter war. Dies setzt jedoch voraus, dass in dem zwischen dem Vermieter und dem Dritten geschlossenen Vertrag die Leistungspflichten und -zeitpunkte genau beschrieben und festgelegt sind. Das ist jedenfalls bei einem beauftragten Wohnungseigentumsverwalter nicht ohne Weiteres der Fall, da die Erstellung der Jahresabrechnung der Information der Wohnungseigentümer und Funktionalität der Eigentümergemeinschaft (endgültige Feststellung der Beitragspflicht der Eigentümer für das abgelaufene Kalenderjahr) dient und das Wohnungseigentumsgesetz keine verbindliche Frist zur Erstellung der Jahresabrechnung vorsieht 19. Ein bestimmter Zeitpunkt, zu dem der Verwalter zur Erstellung der aktuellen Jahresabrechnung verpflichtet ist, sollte daher in einem zwischen ihm und der Eigentümergemeinschaft geschlossenen Vertrag ausdrücklich aufgeführt werden. Auch wenn der einzelne Wohnungseigentümer ein Einsichts- und Informationsrecht bezüglich der auch ihn betreffenden wirtschaftlichen Unterlagen der Gemeinschaft hat, kann die Erlangung solcher Informationen und Unterlagen auf Hindernisse stoßen, da diese auch abhängig von den Kapazitäten und der Mitwirkungsbereitschaft des Wohnungseigentumsverwalters ist. Für den Fall einer nicht rechtzeitigen Erstellung der Jahresabrechnung sollte daher alternativ eine Verpflichtung des Verwalters zur Herausgabe der für die umlagefähigen Betriebskosten relevanten Unterlagen vereinbart sein, damit der Vermieter in der Lage ist, die Abrechnung doch noch selbst zu erstellen und dem Mieter rechtzeitig zuzuleiten.

Da der Geschädigte verpflichtet ist, den Schaden so gering wie möglich zu halten (Schadensminderungspflicht), hat der Vermieter im Fall des Ausbleibens der rechtzeitigen Zurverfügungstellung von Informationen und Unterlagen durch beauftragte Dritte zu entscheiden, ob er die aktuelle BKA zunächst anhand der Unterlagen des vorangegangenen Abrechnungszeitraums erstellt mit einer Erläuterung des Sachverhalts und der Zusage, dass bei Vorliegen der aktuellen Zahlen eine Nachberechnung erfolgen wird. Hierdurch dürfte der Vermieter jedenfalls eine gerichtliche Anspruchsverfolgung auf Erstellung der BKA und die damit verbundenen Kosten abwenden können.

Nimmt der Mieter auf eine vom Vermieter erstellte BKA keine Zahlungen vor, sodass der Vermieter seinen Zahlungsanspruch einklagen muss und wendet der Mieter gegen seine Zahlungspflicht Umstände ein, die nicht in der Person des Vermieters, sondern der von ihm beauftragten dritten Person liegen, hat er die Möglichkeit, in dem gegen den Mieter laufenden Verfahren dem Dritten den Streit zu verkünden, damit dieser die Möglichkeit hat, seine Sicht der Dinge in das Verfahren einzubringen und das Prozessergebnis zwischen Vermieter und Mieter auch gegenüber dem Dritten Wirkung entfaltet, was ohne eine Streitverkündung nicht gegeben wäre.

Festzuhalten ist, dass der Vermieter auch im Fall einer Beauftragung anderer Personen mit der Erstellung oder Zuarbeit für die Erstellung der BKA für die ihm obliegende Verantwortung zur rechtzeitigen und ordnungsgemäßen Anfertigung und Mitteilung an den Mieter grundsätzlich einzustehen hat und die sich aus Versäumnissen in seinem Einfluss- bzw. Verantwortungsbereich ergebenden (wirtschaftlichen) Nachteile nicht ohne Weiteres ersetzt verlangen kann.