Die neuen Regelungen beinhalten über 60 spezifische Maßnahmen, die zum einen eine Reduktion des bürokratischen Aufwands und zum anderen eine Förderung des Wirtschaftswachstums zum Ziel haben. Dazu gehören eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Belege, eine digitale Bereitstellungsmöglichkeit von Dokumenten sowie eine teilweise Absenkung der Schriftformerfordernisse auf die Textform.

Verkürzung der Aufbewahrungsfristen
Das BEG IV beinhaltet in § 14b Absatz 1 Umsatzsteuergesetz eine Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für umsatzsteuerlich relevante Dokumente von zehn auf acht Jahre. Die Neuregelung betrifft gewerblich tätige Vermieter und Eigentümer, welche die umsatzsteuerliche Optierung wahrnehmen. Die neue Frist erlaubt die Löschung von Daten und Rechnungen nach Ablauf von acht Jahren, was zumindest eine (kleine) Erleichterung im Datenmanagement mit sich bringt und betroffene Eigentümer für einen kürzeren Zeitraum zur Lagerung und Verwaltung älterer Dokumente verpflichtet.

Digitalisierte Belegeinsicht
Durch die Neueinführung von Absatz 4 in § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) erlaubt das Gesetz den Vermietern, die Belege zur Betriebskostenabrechnung in digitaler Form zur Verfügung zu stellen, anstatt die Originale in den Räumlichkeiten des Vermieters vorzulegen. Ein Anspruch der Mieter auf Einsicht in Originaldokumente ist im Gesetz nicht vorgesehen. Eine Verpflichtung zur Digitalisierung besteht allerdings nicht, sodass die Form der Bereitstellung durch den Vermieter zunächst einmal frei gewählt werden kann.

Gemäß der bisherigen Rechtsprechung musste der Mieter die Belege meist persönlich im Original beim Vermieter einsehen, was einen erheblichen Zeitaufwand für beide Parteien darstellte. Prognosen zufolge soll sich der jährliche Verwaltungsaufwand der Vermieter für die Bereitstellung der Belege auf insgesamt rund 1,49 Millionen Euro reduzieren.

Erleichterte Widerspruchsmöglichkeit des Mieters bei Kündigung
Eine Modifikation erfährt die Formvorschrift des dem Mieter zustehenden Widerspruchsrechts gegen eine Kündigung des Vermieters. Die Neuregelung des § 574b Absatz 1 BGB sieht vor, dass der Widerspruch nicht mehr zwingend in Schriftform, sondern in Textform erfolgen kann. Das bedeutet, dass Mieter ihre Widerspruchserklärung auf elektronischem Wege übermitteln können, beispielsweise per E-Mail, wodurch die Notwendigkeit einer postalischen Zusendung entfällt. Die Neuregelung führt zu einer Erleichterung für Mieter hinsichtlich der Dokumentation und des Beweises der rechtzeitigen Zustellung des Widerspruchs. Durch den Wegfall der Postzustellung verlängert sich die effektive Frist für Mieter. Ein Widerspruch kann nun tatsächlich um 23:59 Uhr per Knopfdruck am letzten Tag der Frist beweisbar eingelegt werden. Zu beachten ist, dass die bestehenden Vollmachtsregelungen unverändert bleiben, sodass gegebenenfalls überprüft werden muss, ob alle betroffenen Mieter in Textform widersprochen haben.

Umstellung von Schrift- auf Textform für langfristige Gewerbemietverträge
Eine wesentliche Neuregelung betrifft die Formvorschriften für langfristige gewerbliche Mietverträge. Dank der Änderung des § 578 Absatz 1 BGB wird die bisher erforderliche Schriftform durch die Textform ersetzt. Damit können Mietverträge mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr in elektronischer Form, zum Beispiel per E-Mail, wirksam geschlossen werden. Diese Änderung verringert die Anfälligkeit für Formfehler, die bislang häufig zur Unwirksamkeit der vereinbarten Laufzeit bei langfristigen Mietverträgen geführt haben. Im Rahmen der Vertragsfreiheit bleibt es jedoch möglich, im gewerblichen Mietvertrag zusätzlich die Schriftform zu vereinbaren.

Fazit

Das BEG IV greift die Problematik des Schriftformerfordernisses bei Gewerberaummietverträgen auf und verringert das Risiko, dass Formmängel die vereinbarte Befristung entfallen lassen oder Formmängel rechtsmissbräuchlich herbeigeführt werden. Die Unsicherheiten bei der Vereinbarung über die (doppelte) Schriftform bleiben jedoch bestehen.

Ebenso offen bleibt, ob die Regelungen über eine Verkürzung der umsatzsteuerlichen Aufbewahrungsfristen, über die Möglichkeit der digitalen Bereitstellung von Belegen sowie über die Reduzierung der Formvorschriften auf die Textform die administrativen Hürden in der Mietvertragsverwaltung ausreichend abbauen. Obwohl das Gesetz insgesamt auf Bürokratieabbau abzielt, beschränkt es sich vorwiegend auf die Umstellung von Schrift- auf Textform. Zwar ergeben sich neue datenschutzrechtliche Herausforderungen, wie zum Beispiel die Notwendigkeit, Dokumente bei der digitalen Übermittlung ausreichend zu verschlüsseln. Dennoch scheint das Gesetz die erwünschten Ziele nur bedingt zu erreichen. Ob die vorgenannten Anpassungen tatsächlich die erhoffte bürokratische Entlastung darstellen und moderne digitale Prozesse in der Mietvertragsverwaltung fördern, bleibt insofern abzuwarten.